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LOS MÍNIMOS DE UN EVENTO PARA NO ERRAR EN EL INTENTO

 

Los grandes cambios surgidos a nivel mundial por medio de los sistemas de comunicación, obligan a las empresas a mantener contacto con su entorno y por lo tanto a revisar otros tipos de estrategias o planes más flexibles que permitan corregir el rumbo por el que las organizaciones están dirigiendo su camino.

 

 

 

El presupuesto del evento puede convertirse en un problema si no se cuenta con la información necesaria. /IMAGEN POR DANIELA GAMBOA Y DAYANNA VARGAS

 

 

Es por esto que López Et al (2011), explica que “esta actividad, que en ocasiones resulta agobiante, exige a los comunicadores sociales vinculados con las organizaciones, la utilización de una serie de herramientas, instrumentales y teóricas, para afrontar con éxito los retos cotidianos que la profesión demanda”.

La dinámica actual permite a los comunicadores sociales entender que la comunicación es cada vez más un eje central en las organizaciones, y más si se trata de aquellas con mayor dimensión y tiempo de funcionamiento, las cuales conocen la importancia de mantener un buen canal comunicativo en las relaciones con los distintos grupos de interés como con las audiencias internas.

Es entonces cuando Ritter (2008) realiza un análisis de las organizaciones y su comunicación interna, permitiendo ver que no existe en realidad un buen entendimiento de éste concepto, por lo que lo define como “la oportunidad de encuentro con el otro y una oportunidad de ampliar una gama de posibilidades de interacción en el ámbito social, porque es allí donde tiene su razón de ser, porque es a través de ella que las personas logran el entendimiento, la coordinación y la cooperación que posibilitan el crecimiento y desarrollo de las organizaciones”.

Una de las posibles herramientas a la hora de mantener un contacto con nuestros públicos de interés es la creación de eventos, entendidos según Bernal Gómez & Hércules Castro (2003) como “aquellos acontecimientos especiales que tienen por objeto acciones sociales, culturales, deportivas, educativas entre otros”. O como “una actividad importante de relaciones públicas para satisfacer el deseo de la mayoría de presencia en los participantes en una ocasión, mejorar sus conocimientos y disfrutar el estímulo del desarrollo de la actividad”.

Los eventos pueden ser de gran importancia dentro de las organizaciones y por lo tanto son los comunicadores sociales quienes tienen la tarea de llevarlos a cabo de forma organizada, puesto que como se ha dicho anteriormente, afecta en la percepción que los grupos de interés o ´Stakeholders´ tengan acerca de la organización. Entendiendo este concepto como “cualquier individuo o grupo que es afectado o puede ser afectado por la consecución de los objetivos de la organización y que posee expectativas, donde algunas de ellas son universalizables” (González, 2007).

A la hora de llevar a cabo un evento son muchos los detalles a tener en cuenta, desde la organización del presupuesto (que puede llegar a ser lo más complicado), hasta la elección de los socios o proveedores de los elementos que se necesitarán en el transcurso de los acontecimientos.

Es por ello que a continuación se presentarán algunos ‘tips’ o consejos a tener en cuenta si se quiere organizar un evento:

 

Pasos:

  1. Crear un cronograma para así tener registrado el paso a paso de todo lo que se necesite en el evento y el tiempo que éste va a durar. Anotar los horarios y procurar que éstos se cumplan dice mucho de quien lo organiza y mantiene el orden.
  2. Se debe escoger muy bien a los proveedores, ya que si alguno de ellos falla con algún elemento indispensable para el evento, puede terminar por arruinar inesperadamente algún aspecto importante del evento.
  3. Hacer el presupuesto de los costos del evento puede convertirse en un problema si no se cuenta con información previa como la cantidad de asistentes o no se tiene algún antecedente similar. Si se empieza la planificación con suficiente antelación se puede minimizar los riesgos de tener contratiempos.
  4. Si se cuenta con un presupuesto limitado provisto por la empresa o  patrocinadores, se deberá limitarse a ese dinero al momento de pensar cada uno de los servicios a contratar. Pero si el evento está pensado para ‘ganar dinero’ se debe incluir la variable ‘rentabilidad’ en el análisis de costos y presupuestos disponibles. Si se necesita que el evento arroje un beneficio puede ser aportado a través de la inscripción, del alquiler de stand, el aporte del patrocinador o subvenciones, venta de productos y servicios, entre otras posibilidades.
  5. Una vez que se ha decidido qué tipo de evento realizar, se debe escoger la sala. Esta es una tarea que requiere mucha atención, ya que hay que considerar la capacidad que se necesita, si sus características se corresponden con el objetivo que se ha planteado, si tiene un fácil acceso, si su coste es accesible al presupuesto del que está disponible, o si es fácil llegar.
  6. Una pregunta importante que a plantearse es cuánto tiempo se extenderá el evento. De este punto dependerá que tipo de servicio se deberá dar y contratar.
  7. Informar a los asistentes. Una herramienta de comunicación muy extendida en la actualidad es el email: debe ser enviado con la antelación suficiente y, en más de una ocasión, a modo de recordatorio. Si se trata de un encuentro informal bastará con que se envíe esta comunicación en nombre de la empresa o del director; en cambio, si el evento es de mayor envergadura, se puede recurrir a la ayuda de empresas que proveen el servicio de envío de mailing.
  8. Casi siempre, por diversas razones, un evento publicitario tiene que trascender y darse a conocer a un público masivo. Si ese fuera el caso, es necesario prestar atención especial a la planificación de la comunicación. Para esto hay que contratar una agencia de medios externa o se realiza por cuenta propia y enviarla a los medios, pero hay que asegurarse de que  se cuenta con los medios necesarios: como tiempo y agenda. Por último es importante confirmar la asistencia al evento por lo menos 5 días antes.

 

Tips:

 

  1. Enfocarse en los resultados. Desde la concepción del proyecto hasta la ejecución del mismo, el organizador debe centrarse en los resultados y el retorno que el cliente espera. Es fundamental definir muy bien el concepto.
  2. Elegir bien a los socios, ya que al final el nombre que está en juego es el del organizador del evento u organización, y si alguno de ellos comete un error, se verá reflejado en una mala imagen de quien planeó todo.
  3. Invertir en el equipo. Se necesita de un equipo multidisciplinar y saber delegar tareas y responsabilidades. Un equipo responsable y confiable realiza todas las tareas del evento.
  4. Cada tipo de evento requiere determinados recursos tecnológicos que muchas veces son provistos por los hoteles o espacios para organizar eventos. Es importante cerciorarse de que se dispondrá de todo lo que  se necesita para evitar cualquier imprevisto. Si se cuenta con medios audiovisuales, las pruebas de sonido y luz son fundamentales para asegurarte el éxito. Si es posible, hay que realizarlas un día antes.
  5. Tener nociones de protocolo es muy importante si se quiere lucir positivamente en la organización de tu evento. En el caso de que asistan autoridades, personalidades importantes, medios de prensa, se debe saber cómo y dónde ubicarlos, tanto en la presentación del acto, durante el evento y/o a la hora de comer. Vestimenta adecuada, la decoración, la iluminación, el formato y disposición de las mesas, y cientos de sutiles detalles que hacen, no sólo a la funcionalidad, sino también a la formalidad.
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